Pflicht zur E-Rechnung ab 2025

Ab 2025 sind alle inländischen Unternehmer:innen im B2B-Bereich dazu verpflichtet E-Rechnungen einlesen und verarbeiten zu können.

Übergangsregelung zur Ausstellung von E-Rechnungen

Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für die Rechnungsausstellung folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:

• In 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch Papierrechnungen und -vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers- sonstige elektronische Rechnungen zulässig; dies gilt in 2027 nur noch für inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz (iSd. § 19 Abs. 3 UStG) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro.

• In 2027 dürfen auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
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👉 Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung dann zwingend umzusetzen.

Welche E-Rechnungsformate gibt es?

Aus Sicht der Finanzverwaltung entsprechen sowohl XRechnungen als auch Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Format grundsätzlich dem geforderten europäischen Format einer E-Rechnung.

XRechnung

Hierbei handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz der maschinell ausgelesen werden kann.

Aber: hier gibt es keinerlei Möglichkeiten für ein Firmendesign. Corporate Design, grafische Elemente oder eine individuelle Schriftart können nicht verwendet werden.

ZUGFeRD

Da XRechnungen für Menschen schlecht lesbar sind, wurde das Format ZUGFeRD entwickelt.

Dieses Format ist eine PDF-Datei, in welche „unsichtbar" eine XML-Datei integriert ist.

Somit ist die Rechnung sowohl für Mensch als auch Maschine lesbar und kann an das Firmendesign angepasst werden.

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

Für rechnungsstellende Auftraggeber und Lieferanten bringt die E-Rechnung viele Vorteile mit sich:

💰 Kostenersparnis (z.B. für Papier, Drucker/Toner, Porto)

🕝 Zeitersparnis (z.B. kein Ausdruck, keine Kuvertierung, keine Laufzeiten zu Briefkästen,...)

🏃💨 Schnelle Zustellung innerhalb von Minuten oder Sekunden und Beschleunigung des Zahlungseinganges (Verbesserung der Liquidität)

🗃️ Geringerer Lager- und Archivierungsplatz

🤩 Bessere Skontonutzung, Einhaltung von Zahlungszielen, Vermeidung von Mahnungen, Vermeidung von Nicht- und Doppelzahlungen und von Korrekturen